Regulamin kontroli wewnętrznej w Gminie Piława Górna

Rozdział l Postanowienia ogólne

§ 1

Niniejszy regulamin określa cele, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w           Gminie Piława Górna.

§ 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

- kontrolującym - oznacza to pracownika          wyznaczonego do realizacji konkretnej kontroli,

- jednostce - oznacza to       jednostkę podlegającą kontroli,

- kierowniku - oznacza to kierownika komórki organizacyjnej jednostki, jak również osobę pełniącą jego obowiązki,

- komórce kontrolowanej - oznacza to kontrolowaną komórkę organizacyjną jednostki, np. wydział, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,

- kontrolowanym - oznacza to kierownika lub pracowników komórki kontrolowanej,

- regulaminie - oznacza to regulamin wewnętrznej kontroli finansowej,

- ustawie o finansach publicznych - oznacza to ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

§ 3

Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej i pracy jednostki zostały uregulowane w formie właściwych procedur kontroli finansowej w odrębnych przepisach wewnętrznych.

§ 4

1.             Celem działalności kontrolnej jest wykrywanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki na każdym odcinku jej działania, ujawnienie przyczyn i źródeł ich powstawania, podniesienie sprawności działania jednostki poprzez eliminację w przyszłej pracy ujawnionych uchybień.

2.             Przedmiotem kontroli jest w szczególności:

1)             badanie zgodności postępowania z obowiązującym prawem,

2)             badanie realizacji zadań i ich efektywności oraz celowości ponoszonych wydatków,

3)             badanie i ocena przebiegu realizacji budżetu, wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości
w wykonaniu zadań, ujawnienie niegospodarności,

4)             badanie przestrzegania obowiązujących w jednostce procedur kontroli wewnętrznej,

5)             ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości,

6)             wskazanie pracowników odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości,

7)             wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości.

§ 5

Kontrola finansowa w jednostce odbywa się według następujących kryteriów:

 1)            kryterium legalności - polega na badaniu zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa;

2)             kryterium gospodarności - polega na ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych
i finansowych z punktu widzenia racjonalności i oszczędności;

3)             kryterium celowości - polega na ustaleniu, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, a także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie do osiągnięcia założonych celów, wynikających z zatwierdzonych planów działalności;

4)             kryterium rzetelności - polega na badaniu zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym;

5)             kryterium przejrzystości - polega na badaniu prawidłowości klasyfikacji dochodów i wydatków publicznych, stosowania zasad rachunkowości i prowadzenia sprawozdawczości;

6)             kryterium zgodności z planem i harmonogramem – polega na badaniu, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym i harmonogramie wydatków budżetowych.

§ 6

Postępowanie kontrolne powinno się odbywać według następujących zasad:

1)             zasady legalności postępowania - stanowi ona, że sama kontrola, jak również jej zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa i przepisach wewnętrznych jednostki;

2)             zasady prawdy obiektywnej - zobowiązuje ona kontrolujących do dokonywania wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania wyników kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i zjawisk;

3)             zasady współpracy kontrolowanego z kontrolującym - polega na umożliwieniu kontrolowanemu przedstawienia dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie oraz na obowiązku ich przyjęcia przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich.

§ 7

1.             Kontrola instytucjonalna określona w regulaminie przeprowadzana jest w formie kontroli ex post.

2.             Kontrola ex post dotyczy sprawdzenia dokumentacji czynności już dokonanych. Analiza dokumentów pozwala na ocenę, czy dotychczasowa działalność jednostki przebiegała prawidłowo
i zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz jakie j były przyczyny i jakie czynniki miały wpływ na powstanie nieprawidłowości i uchybień.

§ 8

1. Wewnętrzna kontrola finansowa przeprowadzana jest (pod względem kryterium kontroli) za pomocą kontroli formalnej, kontroli rachunkowej i kontroli merytorycznej.

2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów, czyli zgodności stanu dokumentacji z wymogami przepisów, które określają tryb jej prowadzenia, a także prawidłowości doboru i wypełnienia formularzy, prawidłowości podpisywania dokumentów (podpisanie przez właściwe osoby i we właściwym miejscu), prawidłowości doboru pieczęci, oznaczenia daty oraz prawidłowości skreśleń.

3. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych
w dokumentach.

4. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie.

§ 9

1. Wewnętrzna kontrola finansowa może być przeprowadzana jako kontrola planowa lub pozaplanowa.

2. Kontrola planowa wynika z planu kontroli, opracowanego zgodnie z postanowieniami regulaminu.

§ 10

1. Kontrola kompleksowa obejmuje całokształt zagadnień finansowych kontrolowanego podmiotu, wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i zapisy ewidencyjne.

2. Kontrola problemowa obejmuje wybrany wycinek działalności.

§ 11

1. Kontrola pośrednia polega na wykorzystaniu źródeł informacji zawartych w ewidencji ksiąg rachunkowych, ewidencji ksiąg pomocniczych, ewidencji operatywnej, inwentaryzacji,

normach, analizach ekonomicznych, sprawozdawczości, systemach obiegu dokumentów, a także na zebraniu wyjaśnień i informacji od kontrolowanych i świadków.

2. Kontrola bezpośrednia polega na sprawdzeniu samego stanu faktycznego, w szczególności poprzez przeprowadzenie oględzin.

Rozdział II Tryb kontroli

§ 12

1. Kontrolujący opracowuje roczny plan kontroli obejmujący rok kalendarzowy, ze wskazaniem komórek kontrolowanych, tematów kontroli i określeniem czasu przewidzianego na ich zbadanie. Ustalony plan należy przedstawić do zatwierdzenia kierownikowi jednostki w terminie do 31.01 każdego roku.

2. W ciągu roku kalendarzowego mogą być przeprowadzane kontrole nieobjęte zatwierdzonym planem kontroli (kontrola pozaplanowa).

3. Kontrola pozaplanowa może być wszczynana na podstawie polecenia kierownika jednostki lub na podstawie wniosku (np. komisji rewizyjnej).

4. Kontrolujący sporządza i przedkłada do dnia.31 stycznia roku następnego kierownikowi jednostki roczne sprawozdanie z realizacji planu kontroli, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych kontroli, ich przedmiotu oraz wyników kontroli, w tym ujawnionych nieprawidłowości, ich rodzaju i wagi.

5. Na polecenie kierownika jednostki kontrolujący sporządza sprawozdania okresowe z przeprowadzonych kontroli.

§ 13

Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przygotowuje program kontroli, który określa:

1)             rodzaj kontroli,

2)             numer kontroli,

3)             zakres podmiotowy kontroli (wskazanie kontrolowanej komórki),

4)             problematykę kontroli,

5)             planowany czas jej trwania,

6)             osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli,

7)             w przypadku wieloosobowego składu - wskazanie kierownika zespołu kontrolnego oraz ewentualnie

 podział zadań pomiędzy jego członków.

§ 14

1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie wystawione przez kierownika jednostki lub z jego upoważnienia.

2. Upoważnienie do kontroli udzielone jest w formie pisemnej i zawiera:

1)             imię i nazwisko kontrolującego,

2)             datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

3)             określenie przedmiotu kontroli,

4)             określenie okresu objętego kontrolą.

3. Każde upoważnienie powinno być wystawione w trzech egzemplarzach: jeden dla komórki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci ad acta.

§ 15

1. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przedkłada kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienie do kontroli oraz informuje o przedmiocie kontroli i planowanym czasie jej trwania.

2. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązującej w komórce kontrolowanej.
W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy.

§ 16

1. W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych kontrolujący ma prawo do:

1)             wstępu do pomieszczeń i obiektów komórki kontrolowanej (z wyjątkiem pomieszczeń, do których
mają zastosowanie przepisy o informacjach tajnych i niejawnych),

2)             wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,

3)             sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów,

4)             przeprowadzania oględzin przedmiotu kontroli,

5)             uzyskiwania od pracowników komórki kontrolowanej wyjaśnień (ustnych i pisemnych),

6)             przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń.

2.             Obowiązkiem kontrolującego jest:

1)             rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,

2)             rzetelne dokumentowanie kontroli,

3)             w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenie ich przyczyn i skutków oraz wskazanie osób
za nie odpowiedzialnych,

4)             w razie stwierdzenia osiągnięć- wskazanie osób, które się do nich przyczyniły.

§ 17

1. Wyłączeniu z postępowania kontrolnego podlega kontrolujący, jeśli czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne dotyczą jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych (w linii prostej oraz linii bocznej do drugiego stopnia) bądź osób związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia.

2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności. O wyłączeniu rozstrzyga kierownik jednostki na podstawie informacji kontrolującego, zawiadomienia kierownika zespołu kontrolnego lub osoby zainteresowanej.

§ 18

1.             Kontrolowany może w trakcie kontroli:

1)             składać pisemne lub ustne oświadczenia,

2)             odmówić podpisania protokołu kontroli,

3)             zgłosić pisemne zastrzeżenia do protokołu kontroli,

4)             zgłosić zastrzeżenia do kierownika jednostki.

2.             Do obowiązków kontrolowanego należy:

1)             uczestniczenie w czynnościach kontrolnych,

2)             udostępnianie kontrolującemu niezbędnej dokumentacji,

3)             przygotowanie na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na
dokumentach,

4)             udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,

5)             uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów.

3.             Szczególne obowiązki spoczywają na kierowniku kontrolowanej komórki, który:

1)             zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli,

2)             przygotowuje odpowiednie pomieszczenia do przechowywania materiałów kontrolnych,

3)             umożliwia dokonywanie oględzin,

4)             zobowiązuje pracowników do udzielania wyjaśnień.

§ 19

1. Ustaleń faktów kontrolnych dokonuje się jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się
w szczególności: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia.

2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli, z tym że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów powinny być przed włączeniem; potwierdzone za zgodność
z oryginałem.

3. Kontroli bezpośredniej dokonuje się w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności - w obecności kierownika komórki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika i osoby asystującej.

§ 20

1. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności kontrolnych.
W protokole powinien przedstawić ustalenia kontrolne w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty, zgodnie ze stanem faktycznym.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli, powinien on zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu.

3. Do protokołu kontroli mogą być załączane także protokoły szczególne, dokumentujące fakt podjęcie określonych czynności kontrolnych, w tym:

-               protokół przyjęcia ustnego oświadczenia,

-               protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień,

-               protokół dokonania oględzin,

-               protokół pobrania rzeczy.

4. Z przeprowadzonych kontroli może być sporządzone sprawozdanie, pod warunkiem że z ustaleń kontrolującego nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości. Decyzję w tej sprawie podejmuje zarządzający kontrolę, w której określa on dane, jakie należy uwzględnić
w sprawozdaniu.

5. Protokół kontroli wraz z załączonymi dowodami stanowi dokumentację kontroli.

6. Protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, chyba że zarządzający kontrolę postanowi inaczej. Liczbę dodatkowych egzemplarzy określa zarządzający kontrolę ze wskazaniem ich przeznaczenia.

7. Wzór protokołu określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

§ 21

1. Po zakończeniu kontroli kierownik komórki kontrolowanej, w terminie wskazanym w protokole, zobowiązany jest do podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy. Kierownik może także skorzystać z prawa złożenia zastrzeżeń, dokonując odpowiedniej adnotacji protokole kontroli. Wniesione zastrzeżenia powinny być

załączone do protokołu kontroli.

2. Przedstawiając kierownikowi komórki kontrolowanej protokół kontroli, kontrolujący informuje go

o przysługującym mu mocy regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole oraz prawie odmowy podpisania protokołu kontroli.

3. Pisemne zastrzeżenia zgłoszone przez kierownika komórki kontrolowanej do ustaleń zawartych
w protokole kontroli poddawane są analizie przez kontrolującego. Jeżeli z analizy wynika potrzeba podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych, kontrolujący je przeprowadza. Jeżeli kontrolujący stwierdzi

zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmiany protokołu kontroli.

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazuje kierownikowi komórki kontrolowanej swoje stanowisko na piśmie wraz z pouczeniem o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do kierownika jednostki.

§ 22

1. Kontrolujący na podstawie wyników opracowuje projekt wniosków i zaleceń pokontrolnych, który przedstawia kierownikowi jednostki.

2. Kierownik jednostki, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 1, podejmuje decyzję o wydaniu zarządzenia pokontrolnego.

3. Zarządzenie pokontrolne, o którym mowa w ust. 2, powinno zawierać zwięzły opis wyników kontroli, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych w jej toku nieprawidłowości i uchybień oraz poleceniem wdrożenia działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz wskazaniem kierunków działań naprawczych. Zarządzenie pokontrolne zawiera także wskazanie terminu realizacji poleceń oraz termin przysłania informacji o sposobie ich wykonania.

4. W terminie do 30 dni od daty otrzymania zarządzenia pokontrolnego kierownik komórki kontrolowanej powiadamia kierownika jednostki oraz kontrolującego o stanie realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w zarządzeniu. W wypadku niezrealizowania poleceń kierownik komórki musi podać powody.

§ 23

1. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa ściganego
z urzędu, kierownik jednostki sporządza zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa i przekazuje je niezwłocznie wraz z zebranymi materiałami dowodowymi właściwemu organowi powołanemu do ścigania przestępstw.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać:

1)             nazwę i adres jednostki,

2)             zwięzły opis stanu faktycznego z określeniem czasu, miejsca, okoliczności i przyczyn zdarzenia,

3)             załączenie ujawnionych dowodów,

4)             w miarę możliwości: imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby ponoszącej odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości, które wyczerpują znamiona przestępstwa, wysokość powstałej szkody oraz propozycję kwalifikacji prawnej czynu.

3. Jeżeli ujawnione w toku kontroli okoliczności świadczą o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, kierownik jednostki sporządza zawiadomienie o ujawnionych okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych i przekazuje je niezwłocznie właściwemu rzecznikowi dyscypliny finansów publicznych.

4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera co najmniej:

1)             datę, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres i podpis zawiadamiającego;

2)             określenie ujawnionego naruszenia dyscypliny finansów publicznych wraz z podaniem sposobu,
czasu jego popełnienia oraz naruszonego przepisu prawa;

3)             wskazanie okoliczności, w jakich doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, a także
jeżeli nastąpiło uszczuplenie środków publicznych, przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych, do zaciągnięcia zobowiązań lub niewykonanie zobowiązań albo zapłata odsetek, kar lub opłat - określenie ich wysokości;

4)             informację, czy przedstawione naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest przedmiotem
postępowania karnego, postępowania w sprawie o wykroczenie, postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe;

5) zawiadomienie zawiera również, w miarę możliwości, wskazanie imienia i nazwiska, adresu zamieszkania osoby, która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych, adresu pracodawcy i stanowiska zajmowanego przez tę osobę w czasie popełnienia naruszenia, a także nazwy i adresu jej aktualnego pracodawcy.

5. Wystąpienia pokontrolne oraz zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa lub innego czynu, za który ustawowo przewidziana jest odpowiedzialność, włącza się do akt kontroli.

Rozdział III Postanowienia końcowe

§ 24

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy o finansach publicznych, postanowienia Statutu Miasta oraz Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta w Piławie Górnej.

§ 25

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.